Většina lidí má ráda řád a když si ukládají data, chtějí je mít organizovaná, aby mohli mít snadný přístup přesně k těm datům, která v danou chvíli potřebují. Databázové soubory vám poskytnou organizaci, jakou potřebujete. Svá data tak můžete uspořádat do tabulek a polí.
Jednotlivé položky v databázi se nazývají záznamy, právě databáze zpravidla obsahují informace, které potom využívají dynamické internetové stránky. Mezi oblíbené přípony souborů patří .DB, .MDB, .ITDB a .DBF.